Entscheidungsträger sind auf eine Reihe von Kenntnissen angewiesen, um die Entscheidungen zu treffen, die ihr Unternehmen betreffen. Dazu gehören Daten über die Branche, die Kunden, die Produkte, den Vertrieb und das Marketing, die Herstellung und die Finanzierung. Ohne diese Informationen wären sie nicht in der Lage, intelligente Entscheidungen über ihr Unternehmen zu treffen.
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Dieses Wissen ist jedoch über das gesamte Unternehmen verstreut. Die Mitarbeiter verlassen sich bei ihren Entscheidungen eher auf persönliche Erfahrungen als auf Daten. Das kann zu Missverständnissen und sogar zu Fehleinschätzungen führen. Um sicherzustellen, dass sie die richtigen Entscheidungen treffen, müssen Führungskräfte dieses Wissen in irgendeiner Form erfassen, damit diejenigen, die Entscheidungen treffen müssen, leicht darauf zugreifen und es überprüfen können. An dieser Stelle kommen Wissensmanagement-Tools ins Spiel.
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Warum sollten Sie ein Wissensmanagement-Tool verwenden?
Der Hauptzweck eines Wissensmanagement-Tools besteht darin, einen zentralen Ort für Wissen zu schaffen, damit diejenigen, die Entscheidungen treffen müssen, leicht darauf zugreifen und sich darauf verlassen können. Außerdem können Sie mit Hilfe dieser Tools Wissenslücken und Unstimmigkeiten leichter erkennen, so dass diese behoben werden können.
Einigen Geschäftsinhabern, insbesondere denjenigen, die auch für wichtige Entscheidungen verantwortlich sind, fehlt möglicherweise die Zeit, um Wissen zu sammeln. Diese Verantwortung kann an andere Mitarbeiter weitergegeben werden, die vielleicht nicht immer über die nötige Ausbildung oder das Wissen verfügen, um intelligente Entscheidungen zu treffen. Ein Wissensmanagement-Tool kann die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstellen, so dass diejenigen, die Entscheidungen treffen müssen, sich auf diese Informationen verlassen können, anstatt wahllos das Wissen zu übernehmen, das an jedem beliebigen Ort verfügbar ist. Dies kann zu einem effektiveren, effizienteren und sichereren Betrieb des Unternehmens führen.
Wie können Sie auf das richtige Wissen zur richtigen Zeit zugreifen?
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Sie zum richtigen Zeitpunkt auf das richtige Wissen zugreifen können. Sie können Kollegen nach ihrer Meinung fragen oder im Internet nach Informationen suchen. Sie können auch verschiedene Publikationen abonnieren oder Blogs verfolgen, die sich auf Ihre Branche beziehen. Alternativ dazu können Sie auf Ihrem Telefon oder Tablet Benachrichtigungen über Informationen einrichten, die Sie für wichtig oder relevant halten. Dann müssen Sie sich nur noch die Zeit nehmen, das Wissen, das Sie erhalten haben, zu überprüfen.
Auch wenn dies alles brauchbare Methoden sind, um auf das Wissen zuzugreifen, das Sie brauchen, ist es nicht praktisch, ständig in den sozialen Medien, auf Websites und in Büchern nach Informationen zu suchen. Das Problem ist, dass Sie nicht die richtigen Entscheidungen treffen werden, wenn Sie nicht die Zeit haben, den Überblick über all diese Informationen zu behalten, die in Ihrem Unternehmen verstreut sind. Ein Wissensmanagement-Tool kann Ihnen das gesamte Wissen, das Sie benötigen, an einem Ort und zur richtigen Zeit zur Verfügung stellen, so dass Sie das Beste aus diesen Informationen machen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die richtigen Entscheidungen trifft und seine Gesamtleistung verbessert.
Welche Arten von Wissen brauchen Sie?
Die Art des Wissens, das Ihr Unternehmen benötigt, hängt von der jeweiligen Branche ab. Es gibt jedoch einige allgemeine Richtlinien, die Sie befolgen können. Zunächst einmal sollten Sie sicherstellen, dass Sie über Kenntnisse in den folgenden Bereichen verfügen – Unternehmensgeschichte, Wirtschaft, Märkte und Kunden, Produkte und Technologien, Finanzen, Gesetzgebung und Menschen -, damit Sie die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen können. Einfach ausgedrückt: Ohne dieses Wissen können Sie als Unternehmen nicht erfolgreich sein.
Diejenigen, die für wichtige Entscheidungen in Bezug auf ihr Unternehmen verantwortlich sind, haben oft nicht die Zeit, sich dieses Wissen anzueignen. Daher wenden sie sich an Personen in ihrem Team, die sie als Experten in bestimmten Bereichen ansehen. Diese Personen verfügen möglicherweise über spezifische Fachkenntnisse in Bereichen wie Vertrieb, Marketing oder Produktion, haben aber nicht unbedingt die erforderliche Entscheidungskompetenz. Häufig ist die Person, die den Entscheidungsprozess leitet, nicht mit dem richtigen Wissen ausgestattet. Dies kann zu schlechten Entscheidungen und möglicherweise sogar zum Scheitern des Unternehmens führen.
Was macht ein Wissensmanagement-Tool besonders?
Ein Wissensmanagement-Tool unterscheidet sich von anderen Datenbanken, Anwendungen und Websites dadurch, dass es speziell dafür konzipiert ist, Wissen für diejenigen zu speichern und zu organisieren, die es benötigen. Daher können diese Tools eine wichtige Rolle dabei spielen, sicherzustellen, dass diejenigen, die Entscheidungen treffen müssen, das benötigte Wissen jederzeit zur Hand haben. Das bedeutet, dass jeder im Unternehmen einfachen Zugang zu den benötigten Informationen hat, ohne dass er danach suchen muss, was mehr Zeit in Anspruch nehmen kann, als vorhanden ist.
Auch einige Tools für das Wissensmanagement, wie Google Docs und Evernote, sind auf Zusammenarbeit ausgelegt. Das bedeutet, dass jeder in der Organisation, einschließlich Geschäftsanwender und Informationsmitarbeiter, zum Tool beitragen kann, um dessen Inhalt und Funktionalität zu verbessern. Der Vorteil des Einsatzes von Tools für das kollaborative Wissensmanagement besteht darin, dass sich jeder, unabhängig von seiner Rolle im Unternehmen, mit seiner Meinung und seinem Feedback einbringen kann. Dadurch kann die Qualität der Inhalte gesteigert und der Entscheidungsprozess effektiver gestaltet werden. Das ist wichtig, denn in der heutigen Welt sind die Unternehmen immer mehr auf die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen angewiesen, um sich auf dem Markt zu differenzieren. Wenn sie nicht von der Qualität ihrer Produkte überzeugt sind, können sie ihre Kunden möglicherweise nicht davon überzeugen, sie zu kaufen. Das kann ihrem Geschäft ernsthaft schaden.
Welche Arten von Informationen können Sie in einem Wissensmanagement-Tool speichern?
Zu den Informationen, die in einem Wissensmanagement-Tool gespeichert werden können, gehören unter anderem die folgenden:
- Unternehmensgeschichte
- Wirtschaft
- Märkte und Kunden
- Produkte und Technologien
- Finanzen
- Gesetzgebung
- Mitarbeiter
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Schulung
- Vertrieb
- Marketing
- Betrieb
- Beschaffung
- Rechtliches
- Risiko
- Compliance
- Produktprüfungen und Feedback
- Forschung und Entwicklung
- Spezifikationen
- Qualitätskontrolle
- Konstruktionsdesign
- Layout
- Dekoration
- Fotos
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Zusätzlich zu den oben genannten Punkten möchten Sie vielleicht auch Informationen über Ihr Verkaufsteam, Ihre Kunden und sogar Ihre Konkurrenten speichern. Oft stellen Unternehmer Tabellen mit all diesen Informationen zusammen, aber mit einem Wissensmanagement-Tool sind diese Informationen für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich, ohne dass sie an verschiedenen Stellen gesucht werden müssen. Das wiederum kann den Entscheidungsprozess wesentlich einfacher und effektiver machen. Es bedeutet auch, dass diejenigen, die es geschafft haben, diese Informationen zu sammeln, sie potenziellen Mitarbeitern vorlegen können, um zu sehen, ob sie das bestehende Produktdesign ergänzen oder verbessern können.